Manajemen Waktu Order Keroyokan

Hai NCCers ....

Mau berbagi cerita tentang pengalaman mengerjakan orderan dibawah ini. Kesannya terlalu berambisi mengerjakan semua, tetapi mohon dapat dilihat dari sisi bagaimana aku mengerjakan semua orderan itu tanpa meninggalkan aktivitas rutinku.

Tanggal 12 Maret aku menerima orderan kukis hias 120 pieces untuk Kamis 29 Maret. Selang 2-3 hari kemudian aku menerima orderan dari teman untuk ulang tahun anaknya untuk diantar ke daerah Bintaro hari Selasa 27 Maret jam 8.30 pagi.

Ini dia orderannya :

1. Rainbow cake birthday cake (BDCK) uk 24 cm

2. Bolu gulung ukuran panjang 15 cm sebanyak 25 buah

3. Cupcakes 50 buah

Kemudian tanggal 18 Maret ada orderan lagi dari temenku untuk ulang tahun suaminya tanggal 26 Maret dan minta diantar ke daerah Kelapa Gading jam 10.00 pagi pesenannya adalah :

1. Nasi kotak sebanyak 40 kotak

2. Rainbow cake bdck uk 22 cm

Setelah itu tanggal 19 Maret masuk orderan lagi untuk tanggal 26 Maret malam yaitu ulang ulang tahun salah satu teman latihan nyanyi setiap hari Senin malam. Ini dia orderannya :

1. Rainbow cake bdck uk 26

2. Fruit platter

3. Red velvet cupcakes 25 biji

dimana selang 1 hari kemudian minta ditambah dengan soes pandan 50 buah

Awalnya yang terpikir ... ahh tanggalnya deket, sekalian aja buatnya. Tapi akhirnya panik kog aku terima-terima aja ya semua orderan untuk hari yang sangat berdekatan, dan dalam jumlah yang cukup besar pula. Sementara aku punya 2 orang anak umur 5 tahun dan 6 bulan. Gak tau harus memulainya dari mana duluan tapi aku berusaha buat tenang dan mulai membuat list apa yang harus aku lakukan terlebih dahulu.

List yang aku buat antara lain :

1. Mengecek ketersediaan bahan baku

2. Membuat list belanja

3. Mulai menghubungi supplier bahan untuk bisa disediakan bahan-bahan yang dibutuhkan berikut waktu deliverynya. Sempet bingung juga karena ternyata ada beberapa bahan yang aku butuhkan gak ada di Toko Bahan Kue yang aku hubungi, dan  akhirnya harus hunting sendiri.

4. Aku segera menghubungi pemasok sayuran sesuai dengan daftar belanjaan yang aku akan ambil hari Minggu tanggal 25 Maret.

5. Segera beli bahan mentah dan yang bisa dikerjakan terlebih dahulu seperti: dus untuk nasi kotak, dus untuk cup cake, plastik dan semuanya yang bisa dibeli duluan.

6. Persiapkan mental diri sendiri dan anggota rumah seperti :

Katakan kepada suami bahwa kita membutuhkan bantuan untuk membantu mengawasi anak-anak pada saat kita sedang mengerjakan orderan.

Katakan kepada anak-anak kita, bahwa mungkin untuk 3 hari kita belum bisa main bareng dulu karena kita sedang sibuk.

Katakan kepada ART bahwa kita membutuhkan bantuan mereka untuk additional job (misalnya, menemani anak-anak, bangun pagi dan masak, serta membereskan peralatan perang).

7. Meminta asisten mengerjakan buat kotak untuk nasi, sendok, tissu dan kotak tempat kue (kelihatannya simple, tapi apabila teman-teman mendapatkan order banyak mendingan urusan tempat kue dibereskan terlebih dahulu di depan)

Setelah semua point diatas aku lakukan... eng ing eng ....mulailah acara masak memasak dilaksanakan.

1. Aku membuat prioritas makanan/kue mana saja yang bisa dimulai terlebih dahulu...... Yup, pasti temen-teman setuju dengan aku bahwa kue kering untuk kukis hias yang pertama bisa dilakukan.

2. Lauk untuk menu nasi box (ayam, sambel, kerupuk) aku buat hari Kamis. ayam aku goreng 1/2 matang dan sambel (kemudian disimpan di frezzer).

3. Selanjutnya muffin untuk cup cakes dan kulit soes bisa dibuat dan disimpan di frezzer

Sabtu 24 Maret

Harus cek akhir bahan-bahan (harus sudah komplit semua), karena dalam memasak menurutku bila kita kekurangan 1 bahan saja maka akan merembet ke lainnya seperti delay waktu, mood memasak dan akhirnya bisa berantakan semua planning yang sudah aku buat.

Sabtu siang anterin anakku les drum dan les nyanyi buat ku sampai jam 03.00 sore. Sampai rumah aku langsung bikin butter cream. Gak tanggung-tanggung 4 kilo sampai mixer panas dan tangan pueggeeelll poolll...

Sembari menunggu mixer dingin aku mulai nimbang-nimbang bahan untuk membuat 3 rainbow cake dan membuat 25 bolu gulung. Selesai dan langsung tidur buat ngumpulin tenaga kerja full membuat kue hari Minggu

Minggu 25 Maret

Bangun pagi langsung ke tukang sayur buat mengambil pesanan yang aku sudah aku pesan 3 hari sebelumnya. Meminta asisten untuk mempersiapkan loyang dan mengolesnya dengan carlo dan kertas roti.

Pulang ngopi-ngopi sebentar langsung jam 09.00 aku mulai membuat adonan pertama untuk red velvet dengan hand mixer dan rainbow cake dengan standing mixer (sekali mixer aku bikin langsung 2 resep). Total aku bikin 7 resep untuk membuat 3 rainbow cake.

Sebenernya pembuatan rainbow cake ini simple, tapi cek bebi cek ternyata aku hanya punya 1 loyang ukuran 24 cm.... tepok jidat deh ...kan harus buat 6 lapisan berbeda (sementara untuk loyang 22 cm dan 26 cm banyak). Tapi show must go on tidak ada waktu untuk ngomel kecuali melakukan yang bisa dilakukan. Akhirnya bisa ditebak kalo aku lama di pembuatan rainbow cake untuk yang ukuran 24 cm

Rainbow cake ukuran 22 cm dan 26 cm selesai jam 03.00 sore. Sementara yang ukuran 24 cm selesai jam 05.00 mulus???? TIDAK.... karena ada 1 lapisan warna biru yang hancur berantakan pada saat handling.. Akhirnya harus bikin lagi.

Pada saat selesai rainbow cake yang jam 03.00 itu, aku langsung membuat bolu gulung (bolu gulung ini menurutku cukup kuat untuk dibikin 2 hari sebelum hari H...., maksudku dipengerjaannya jadi bisa dicicil).

Sembari menunggu bolu gulung matang aku mulai mendekor rainbow cake bdck, membuat ucapan selamat ulang tahun dengan menggunakan dark cooking chocolate (DCC) coklat dan putih. Rainbow cake yang sudah jadi aku masukan ke kulkas.

Kegiatan hari Minggu selesai jam 09.00 dengan hasil 3 rainbow cake + 15 bolu gulung + 25 cup cake red velvet.

Malamnya aku meminta asisten mulai memotong aneka sayuran untuk dibuat cap cay, mempersiapkan bumbu untuk dibuat dadar jagung dan mie goreng

Sebelum tidur jam 10.00 aku mengeluarkan ayam dan sambal dari frezeer, kemudian memberi instruksi kepada 2 asisten bangun jam 04.00 pagi hari Senen untuk membantu membuat nasi box dan mengeluarkan kulit soes pandan.

Senin 26 Maret

Asisten bangun langsung membuat nasi (perlu 4 kali masak nasi dengan menggunakan 2 rice cooker) Sembari menunggu nasi matang (aku dengan mengendong anakku yang umurnya 6 bulan, karena udah bangun dari jam 04.00), mulai memberi instruksi kepada asisten untuk segera mengerjakan dadar jagung, mie goreng dan ayam kecap.

Asistenku sudah lama ikut aku dan untuk makanan di atas mereka sudah biasa membuat jadi aku bertugas di bagian akhir sebagai tester.

Jam 06.00 anakku berpindah tangan ke salah satu asisten, semetara aku kabur sebentar ke pasar mengambil pesanan pisang dan strawberry.

Jam 6.45 aku pulang dari pasar asisten aku minta untuk membersihkan pisang dan membuat cap cay sementara aku mengisi soes (krn akan dipick up oleh kurir jam 10.00 atau jam 11.00). Selesai jam 08.00 kurang.

Jam 08.00 semua masakan siap untuk dimasukan ke dus makanan ukuran 20 cm x 20 cm.

Jam 09.00 nasi box siap untuk diantar (aku menggunakan temanku untuk menjadi kurir dadakan dan mengantarkan nasi box ke daerah Kelapa Gading)

Satu pesanan (nasi box+rainbow cake) beres dan sudah diantar. Sembari menunggu kurir, aku mulai menyalakan mixer dan mengerjakan sisa 10 bolu gulung.

Mulus lagikah??? TIDAK..... jam 10.00 kurir belum dateng (berusaha tenang), hampir jam 11.00 kurir belum juga dateng. Mulai sms orderan saya gimana?? Kue soesnya diminta pelanggan untuk tiba di kantornya maksimal jam 12.00 sebagai surprise kepada teman pelangganku yang sedang berulang tahun juga.

Jawaban kurir yg pertama : "Maklum bu hari Senen.. dimana-mana macet".

Akhirnya ditelp balik oleh kurir dan dikatakan dijadwalnya tidak diketahui kue untuk diterima jam berapa, dan jarak Depok-Pangeran Antasari tidak mungkin ditempuh dalam waktu 1 jam.

Emosi??? Tentu saja ....!! Tapi berusaha tidak membuang energi.

"Jadi gimana pak?" tanya saya ....."Nanti saya carikan kurir terdekat" jawab kurir ......what????

Aku cuma bilang :" Pak ...saya sudah bersedia membayar special handing (walaupun menurut saya kue soes tidak perlu spesial handling) dan konfirmasi via sms, yang menyatakan bersedia untuk mengambil kue saya masih ada nih" (fyi kurir konfirm oke hari Jumat 23 Maret).

Akhirnya aku tutup telp dengan tanpa ada kepastian kapan kurir terdekat datang. Otak harus berpikir dengan bagaimana caranya supaya soes ini bisa diterima ke teman aku dan langsung kontak teman aku untuk menceritakan kejadian sebenernya.

Aku langsung telepon temanku yang mengantarkan nasi box ke daerah Kelapa Gading untuk menyakan dimana posisinya sekarang? Dia bilang sudah dekat kembali ke rumah. Aku minta tolong dia sekali lagi untuk mengantarkan kue soes tadi dan temanku bersedia.

Jam 11.45 kurir aku batalkan (karena masih tidak ada kepastian dan sudah ilfill banget rasanya). Jam 12.45 soes tiba di daerah Pangeran Antasari. Alhamdulillah walaupun delay 45 menit dari jadwal yang diminta.

Oh ya, ada sms dari kurir yang berbunyi bahwa pada saat saya membatalkan orderan saya posisi kurir sudah di depan komplek rumah saya dan sudah menelpon teman saya yang mengorder kue soes tersebut. 

Mohon maaf.

Aku sudah males membalas SMS kurir tadi. Forget it about kurir.... kartu mati!

Buat aku janji adalah janji. Komitmen adalah komitmen. Kita dipegang karena janji dan komitmen kita. Jadi jangan berjanji kalo tidak bisa tepati dan membiarkan pelanggan anda tanpa kepastian.

Tadi sembari telpon sana sini proses pembuatan bolu gulung tetap berjalan dong dan alhamdulillah selesai jam 01.00 siang. Selesai bolu gulung langsung mengeluarkan cup cake dari frezer untuk di dekor. Membutuhkan waktu 3 jam utk membuat dekor cup cake yang paling sederhana (bunga, rumput, ice cream).

Jam 04.00 sore selesai langsung buat fruit platter. Potong buah sana-sini terus tinggal ditancepin ke pot dan busa hijau dibungkus aluminium foil yang sudah dibuat beberapa hari sebelumnya.

Jam 05.00 sore selesai. Istirahat sebentar main dengan anak, jam 06.00 langsung pergi lagi buat latihan nyanyi dan mengantarkan red velvet, rainbow cake BDCK ukuran 26 m dan fruit platter tadi.

Alhamdulillah sampai ditujuan di daerah Brawijaya dengan selamat. Pulang sampai dirumah jam 10.00 malam, langsung cek-cek untuk pengantaran orderan hari Selasa pagi, minum vitamin trus tidur.

Untuk cup cakes dan bolu gulung yang sudah jadi aku masukin ke kamar AC yang nyala 24 jam ....hihihihihiihihi

Selasa 27 Maret

Waktunya nganter rainbow cake ukuran diameter 24 cm, cup cake 50 biji dan bolu gulung 25 biji. Iseng sebelum ngirim pesanan, ceritanya pagi-pagi mau laporan tentang soes pandan ke milis NCC... ealah namanya buru-buru akhir terjadilah insiden salah kirim judul posting ke milis NCC ....qikqikqikqikqik (kena centong).

Pesanan harus sampai di daerah Bintaro jam 09.00 pagi karena mau dipakai untuk pesta ulang tahun anaknya sahabat di sekolah. Berangkat jam 7.30 dari rumah eh karena efek demo BBM, maka rute Depok-Bintaro menjadi lancar jaya dan hanya ditempuh dalam waktu kurang dari 45 menit.

Alhamdulillah pesenan terkirim lancar ..... Alhamdulillah semua pesanan bisa dikerjakan ......Alhamdulillah dikasih kekuatan sama Gusti Allah untuk melakukan semuanya.....Alhamdulillah semua yang memesan puas.......Alhamdulillah dapet rejeki dari jerih payah tersebut.

Selesaikah?? Belum.. !! Siang jam 01.00 aku mesti harus mengajar di sebuah perguruan tinggi di daerah Lenteng Agung dan malamnya (jam 07.00) harus perform nyanyi.. hihihihii.....

Pulang sampai rumah jam 10.00 malem badan rasanya rontok semua... tapi sekali lagi Alhamdulillah tetap diberi kesehatan sampai sekarang.

Rabu 28 Maret

Mengerjakan kukis hias untuk diambil temanku hari Kamis malam serta ada tambahan rainbow cake yang aku kerjakan Kamis setelah pulang mengajar. Alhamdulillah sekali lagi berjalan lancar.

Selesai ....waktunya mentraktir anakku yang 5 tahun dan suami beli fried chicken sebagai kompensasi dicuekin selama 3 hari hehhehe....., dan untuk asisten seperti biasa ada tip untuk mereka.

Ringkasan dari tulisan ini adalah :

1. Jangan pernah takut untuk menerima orderan banyak, tapi yang terpenting adalah kita juga harus bisa menakar kemampuan kita dalam mengerjakannya.

2. Harus ditunjang dengan peralatan (fyi 3 mixer dirumah nyala semua dirumah, 2 oven besar dan kecil serta loyang-loyang bertebaran di mana-mana).

3. Usahakan mempunyai beberapa supplier/ tbk/ pemasok/ apapun istilah yang menjadi pegangan kita.

Jadi sewaktu kita memerlukan bahan-bahan yang dibutuhkan mereka siap. Harus diingat bahwa hanya mengandalkan pada 1 supplier saja akan sangat membuat kita kelabakan apabila bahan yang kita butuhkan tidak ada. Buat skala prioritas seperti tukang sayur A, tukang B dan tukang sayur C. jadi kalo tukang sayur utama misalnya A tidak ada aku bisa langsung pindah ke tukang sayur B. Aku sendiri mempunyai langganan tukang sayur di pasar. walaupun harganya sedikit lebih mahal tapi apa yang aku mau tukang sayur itu bisa memprovide bahan yang aku butuhkan. Jadi aku bisa menghemat tenaga.

4. Janji adalah janji jangan pernah membatalkan order atau menunda pengiriman hanya karena sedang mengerjakan orderan/aktivitas lainnya.

5. Selalu membuat list apa yang harus dikerjakan malam sebelum tidur dan membuat skala prioritas dan jangan pernah menunda list to do yang sudah kita buat.

6. Selalu cek dan ricek ketersediaan bahan-bahan dan gas. untuk gas walaupun aku punya beberapa tabung tapi untuk order banyak seperti ini begitu kosong harus segera beli gantinya jangan menunda membeli.

7. Lakukan aktivitas rutin seperti makan, minum, mandi atau sholat disela-sela waktu kita mengerjakan orderan. Jangan sampai lupa.

8. Selalu siapkan untuk plan B (misalnya dalam kasus aku bahwa kurir delay) 

9. Berdoa dan jangan lupa minum vitamin..

Semoga tulisan ini bisa bermanfaat ...

Pengirim : Diana A. Soetjipto
Domisili : Depok
Website : http://dianaasoetjipto.blogspot.com/